ZeVanta Kullanım Kılavuzu & Yardım Merkezi

Taşınırların kamu idaresine girişi, ambarlar arası devri, tüketime verilmesi veya çıkışı Varlık İşlem Fişi (VİF) ile kayıt altına alınır.

Adım Adım Giriş VİF Düzenleme:

1. /Vif/Create sayfasına gidin, işlem türünü seçin (Satınalma, Bağış, Devir).
2. Tedarikçi faturasını ve muayene kabul komisyon raporunu referans girin.
3. Taşınır Kod Planına uygun malzemeleri ve birim fiyatlarını ekleyin.
4. TKY olarak imzalayıp TKTY onayına gönderin. Harcama Yetkilisi onayladığı an fiş kesinleşir ve muhasebeye otomatik iletilir.

Ambarlardaki malzemeler FIFO (İlk Giren İlk Çıkar) yöntemine göre lot bazında yönetilir. Çıkış ve tüketimlerde daima en eski stok partisi düşülür.

Önemli Özellikler:

• Asgari Stok Uyarısı: Stok miktarı kritik seviyenin altına indiğinde sistem otomatik uyarı verir.
• Lot & Son Kullanma Tarihi: Tüketim malzemelerinde SKT takibi ve parti kontrolü yapılır.
• Ambarlar Arası Transfer: Bir ambar/birimden diğerine taşınır devri iç transfer fişiyle izlenir.

Hizmet binaları, trafolar, jeneratör dairesi veya veri merkezleri gibi tesislerin ayrılmaz parçası olan bileşenler Tesis Bileşenleri Cetveli ile ana tesise bağlanarak izlenir.

Nasıl İşlenir?

1. /Facilities menüsünden ana tesis kaydını seçin.
2. Tesise bağlı asansör, jeneratör, UPS veya iklimlendirme sistemlerini bileşen olarak ekleyin.
3. Bileşenin parça değişimi, revizyon veya hurdaya ayırma işlemlerini tesis künyesinden yönetin.

Dayanıklı taşınırların (bilgisayar, araç, mobilya) personele veya ortak mahal/odaya zimmetlenmesi ve takibi bu modülden yapılır.

Zimmet İşlem Türleri:

• Kişi Zimmeti: Doğrudan personelin TC Kimlik Numarasına bağlanan zimmet fişi.
• Ortak Alan / Oda Zimmeti: Toplantı salonu, kütüphane vb. alan sorumlusuna verilen zimmet.
• Zimmet İadesi: Personelin malı sağlam/arızalı olarak ambara geri teslim etmesi.

Görevden ayrılan, tayin olan veya emekliye ayrılan personelin kurumla ilişiği kesilmeden önce üzerinde zimmetli taşınır bulunup bulunmadığı otomatik denetlenir.

Her dayanıklı taşınıra tekil bir sicil barkodu/QR kodu atanır. Sahada mobil telefon veya el terminali kamerası ile QR kod taranarak malın künyesi, zimmet sahibi ve durumu anında görüntülenir.

• /AssetLabels: Toplu etiket şablonu ve termal yazıcı formatı.
• /ScanQr: Kamera ile temassız saha kontrolü ve sayım taraması.

Yıl sonunda veya Harcama Yetkilisinin belirlediği tarihlerde kurulan Sayım Kurulu tarafından ambar ve mahallerdeki fiziki varlıklar taranır.

Sayım Aşamaları:

1. Sayım Kurulu oturumu açar.
2. Kamera/Barkod okuyucu ile mallar tek tek taranır.
3. Sistem kayıtları ile fiili mevcudun karşılaştırma mizanı üretilir.
4. Sayım Fazlası / Noksanı Tutanağı (Md. 32) imzalanır.

Bütçe yılı sonunda idarenin taşınır hareketlerini, kalan stokları ve mali mizanı gösteren resmî hesap cetvelidir.

• TKY hazırlar, TKTY inceler, Harcama Yetkilisi imzalar.
• Sayıştay'a ve Muhasebe Yetkilisine gönderilecek resmî evrak paketidir.

Kullanım ömrünü tamamlamış, tamiri ekonomik olmayan veya zayi olan taşınırlar Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ile kayıttan düşülür.

• Teknik komisyon raporu sisteme yüklenir.
• Harcama Yetkilisi onayı ile hurda çıkış VİF'i otomatik üretilir.

Taşınır kayıtları ile Muhasebe Müdürlüğü (MYS/TKYS) genel mizan hesaplarının (150, 253, 254, 255) kuruşu kuruşuna uyuştuğunu belgeleyen mutabakat motorudur.

Sistemde gerçekleştirilen her ekleme, güncelleme, onay veya silme işlemi; IP adresi, kullanıcı kimliği ve zaman damgasıyla değiştirilemez (append-only) şekilde loglanır.